Un’impresa di facility management deve garantire che edifici, impianti e servizi funzionino ogni giorno. Pulizia, manutenzione, gestione energetica e servizi agli occupanti richiedono organizzazione, personale preparato e controlli costanti. Quando un committente sceglie a chi affidare queste attività, cerca un partner capace di documentare la propria affidabilità.
Le certificazioni per il facility management aiutano a rendere verificabile il modo in cui l’impresa gestisce qualità, sicurezza, ambiente e persone. Possono contribuire alla qualifica come fornitore e assumere un ruolo nelle gare, secondo i requisiti e i criteri stabiliti dal committente.
Quali conviene valutare? Dipende dai servizi offerti e dai contratti a cui si punta. Ecco nove certificazioni da conoscere, con le loro applicazioni nel settore.
1. ISO 9001: organizzare e controllare la qualità dei servizi
La ISO 9001 definisce i requisiti di un sistema di gestione per la qualità. Il suo obiettivo è aiutare l’organizzazione a soddisfare i requisiti applicabili e le esigenze del cliente, migliorando i propri processi.
Nel facility management può tradursi in modalità condivise per programmare gli interventi, verificare le attività svolte e gestire reclami o disservizi. Per esempio, un’impresa che opera su più immobili può definire controlli omogenei per tutte le squadre.
I benefici operativi possono comprendere:
- responsabilità e procedure più chiare;
- tracciabilità degli interventi e delle verifiche;
- gestione delle non conformità e delle azioni di miglioramento.
Per il committente, la certificazione offre un riscontro sul sistema organizzativo che sostiene il servizio. Nella qualifica e nelle gare occorre verificare che il campo del certificato comprenda le attività pertinenti.
2. ISO 14001: gestire gli impatti ambientali
La ISO 14001 riguarda il sistema di gestione ambientale. Aiuta l’impresa a individuare gli aspetti ambientali delle proprie attività e a organizzare obiettivi, controlli e miglioramento delle prestazioni.
Nel facility management gli ambiti da considerare possono includere consumi di acqua ed energia, prodotti utilizzati, rifiuti e attività di manutenzione. Per un’impresa di pulizia, ad esempio, il percorso può coinvolgere dosaggio dei detergenti, acquisti e gestione degli imballaggi.
Un sistema applicato con continuità può supportare:
- il controllo degli impatti connessi ai servizi;
- il monitoraggio dell’impiego di risorse;
- la raccolta di evidenze ambientali da presentare ai clienti.
La certificazione assume particolare interesse quando i committenti inseriscono requisiti ambientali nella selezione dei fornitori. La verifica dei singoli Criteri Ambientali Minimi, quando applicabili, richiede comunque evidenze specifiche.
3. ISO 45001: proteggere la salute e la sicurezza dei lavoratori
La ISO 45001 definisce i requisiti di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro, orientato alla prevenzione di infortuni e malattie professionali e al miglioramento delle condizioni di lavoro.
Per le imprese di facility management è un tema concreto: gli operatori possono utilizzare attrezzature, movimentare carichi, lavorare sugli impianti o intervenire in ambienti condivisi con altre aziende.
Il sistema può aiutare a:
- integrare la prevenzione nella pianificazione delle attività;
- coinvolgere i lavoratori nella gestione dei rischi;
- verificare l’efficacia delle misure adottate e delle azioni correttive.
La certificazione consente di documentare l’organizzazione della prevenzione anche verso i committenti. Gli adempimenti previsti dalla normativa sulla sicurezza restano da rispettare in relazione alle attività effettivamente svolte.
4. SA8000: dare evidenza alla responsabilità sociale
La SA8000 è uno standard di certificazione dedicato ai diritti dei lavoratori e alle condizioni di lavoro. È particolarmente pertinente per le imprese in cui il servizio dipende dall’organizzazione di numerose persone, come pulizia e multiservizi.
Il percorso interessa temi quali orari, retribuzione, non discriminazione, libertà di associazione e tutela della salute e sicurezza, attraverso un sistema di gestione della responsabilità sociale.
Per un’impresa del settore significa lavorare su:
- condizioni di lavoro e processi di controllo;
- ascolto dei lavoratori e gestione delle segnalazioni;
- attenzione ai rischi sociali nei rapporti con fornitori e subfornitori.
La certificazione può contribuire alla qualifica presso committenti che valutano gli aspetti sociali della filiera. In alcune gare viene valorizzata anche attraverso specifici criteri dell’offerta tecnica.
5. UNI/PdR 125: rendere misurabili le politiche di parità di genere
La certificazione secondo la UNI/PdR 125 riguarda il sistema di gestione della parità di genere e utilizza indicatori per misurare le politiche e i risultati dell’organizzazione.
Per un’impresa di facility management può essere l’occasione per esaminare selezione, sviluppo professionale, equità retributiva e conciliazione tra vita e lavoro, tenendo conto delle diverse mansioni e sedi operative.
Tra le applicazioni concrete:
- definire obiettivi e responsabilità sulle pari opportunità;
- monitorare gli indicatori previsti;
- verificare l’efficacia delle misure adottate.
La parità di genere certificata ha anche una specifica rilevanza negli appalti pubblici: la valorizzazione con un maggior punteggio. Per valutarne l’effetto occorre leggere criteri, pesi e modalità di comprova della procedura.
6. ISO 41001: un sistema dedicato al facility management
La ISO 41001 è lo standard specifico per il sistema di gestione del facility management. Collega l’erogazione dei servizi alle esigenze e agli obiettivi dell’organizzazione committente.
È un riferimento da valutare soprattutto quando l’impresa coordina più servizi e deve governare il rapporto tra persone, spazi e attività. Un’applicazione pratica può riguardare la definizione delle responsabilità, il coordinamento dei fornitori e la verifica dei risultati attesi dal cliente.
Il percorso può aiutare a:
- collegare la gestione operativa agli obiettivi della commessa;
- organizzare il coordinamento tra servizi diversi;
- rendere più sistematica la valutazione delle prestazioni.
La certificazione riguarda il sistema dell’organizzazione; le qualifiche personali del facility manager hanno un oggetto distinto. Il suo eventuale valore ai fini dell’ammissione o del punteggio va verificato negli atti della gara o nella procedura di qualifica del cliente.
7. ISO 50001: migliorare la gestione dell’energia
La ISO 50001 riguarda il sistema di gestione dell’energia. Prevede un approccio basato su dati, obiettivi e misurazione dei risultati per migliorare la prestazione energetica.
Merita attenzione quando il facility comprende conduzione degli impianti e gestione dei consumi. Le applicazioni possono riguardare, ad esempio, il monitoraggio energetico e la valutazione degli effetti delle regolazioni o degli interventi sugli impianti.
I benefici potenziali includono:
- maggiore conoscenza degli usi energetici;
- individuazione delle opportunità di miglioramento;
- verifica dei risultati attraverso indicatori coerenti.
La pertinenza dipende dal perimetro del sistema e dalle attività realmente controllate dall’impresa. Per presentarla al cliente occorre chiarire quali organizzazioni, siti e processi siano compresi nel certificato: la certificazione del fornitore non si estende automaticamente a tutti gli immobili gestiti.
8. ISO/IEC 27001: tutelare informazioni e servizi digitali
La ISO/IEC 27001 definisce i requisiti del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni, considerando riservatezza, integrità e disponibilità.
Nel facility management è da valutare quando l’impresa gestisce piattaforme di manutenzione, documentazione tecnica, credenziali o informazioni affidate dai committenti. Il tema riguarda anche le persone e le procedure con cui i dati vengono utilizzati.
Un sistema strutturato può supportare:
- l’analisi dei rischi per le informazioni;
- la gestione degli accessi e dei fornitori coinvolti;
- la preparazione e la risposta agli incidenti.
Per chi propone servizi digitali integrati, la certificazione può offrire evidenze utili nella qualifica del fornitore, purché il suo campo di applicazione includa i servizi e i processi rilevanti per il cliente.
9. ISO 37001: prevenire i rischi di corruzione
La ISO 37001 riguarda il sistema di gestione per la prevenzione della corruzione. Prevede misure per prevenire, individuare e affrontare i relativi rischi, nei rapporti pubblici e privati.
Per un’impresa che gestisce commesse, acquisti e subfornitori, le applicazioni possono comprendere la valutazione dei partner, i controlli sulle operazioni e la gestione delle segnalazioni.
Il sistema può aiutare a:
- identificare i rapporti e le attività più esposti;
- definire responsabilità e controlli;
- formare il personale sui comportamenti e sulle procedure da seguire.
La certificazione può sostenere la documentazione dei presidi adottati verso clienti che richiedono verifiche di integrità del fornitore. La scelta va collegata al profilo di rischio e alle richieste dei committenti; il suo possesso non attesta l’assenza assoluta di illeciti.
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Da quali certificazioni partire?
Il primo passo è mettere a confronto i servizi erogati, le certificazioni già possedute e le richieste delle commesse a cui l’impresa vuole accedere.
Per un’azienda di pulizia e multiservizi, qualità, ambiente, sicurezza e gestione delle persone sono aree da esaminare per prime. Per chi offre gestione integrata, servizi energetici o piattaforme digitali, diventano pertinenti anche i rispettivi standard specialistici. Questa è una priorità di analisi, da confermare sulle esigenze dell’impresa e dei suoi clienti.
Prima di avviare un percorso, conviene verificare:
- quali requisiti ricorrono nei bandi e nelle qualifiche di interesse;
- quali attività e sedi debbano rientrare nel certificato;
- quali processi siano già applicati e quali vadano sviluppati;
- quali risorse e tempi servano per attuare e mantenere il sistema.
Un sistema di gestione integrato può coordinare procedure, audit e responsabilità comuni a più standard, mantenendo riconoscibili i requisiti di ciascuno.
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QSM affianca le imprese nei percorsi di sviluppo dei sistemi di gestione e nella formazione del personale. Partendo dai servizi offerti e dalle richieste dei committenti, è possibile individuare le priorità e preparare l’organizzazione al percorso di certificazione, il cui rilascio compete all’organismo indipendente incaricato.
Contatta QSM per valutare quali certificazioni sono pertinenti alle gare e alle commesse a cui punta la tua impresa.
FAQ
Non esiste un elenco unico di certificazioni obbligatorie per tutte le gare di facility management. Le condizioni dipendono dalle prestazioni richieste, dalle norme applicabili e dagli atti della procedura. Occorre verificare quali certificazioni siano richieste per partecipare, quali attribuiscano punteggio e quali evidenze siano ammesse.
Il certificato va inoltre valutato insieme agli altri requisiti: iscrizioni e abilitazioni pertinenti, capacità economica, esperienza e risorse professionali. Il possesso di una ISO, da solo, non dimostra tutti i requisiti necessari per concorrere. Riferimento: articolo 100 del Codice dei contratti pubblici.
Possono contribuire al punteggio, secondo i criteri e i pesi previsti dalla procedura. Non esiste un numero di punti fisso associato a ciascuna certificazione.
Per la parità di genere certificata, l’articolo 108, comma 7, prevede una specifica valorizzazione premiale. L’impresa deve comunque controllare come il disciplinare definisce punteggio e modalità di comprova. La certificazione contribuisce alla valutazione dell’offerta nelle condizioni previste; l’aggiudicazione dipende dal risultato complessivo della gara. Riferimento: articolo 108
No. La ISO 14001 riguarda il sistema di gestione ambientale; i Criteri Ambientali Minimi richiedono verifiche riferite allo specifico appalto. Per i servizi di pulizia, ad esempio, possono essere richieste evidenze sulle caratteristiche dei prodotti, sulle modalità operative e sulla formazione degli addetti.
Occorre individuare il decreto applicabile e associare a ogni criterio il mezzo di prova previsto. La certificazione ambientale può supportare l’organizzazione dei controlli, ma non sostituisce tutte le evidenze richieste. Approfondisci i requisiti CAM.
La SOA riguarda la qualificazione per l’esecuzione di lavori pubblici e non è un requisito generale di tutti i servizi di facility management. L’articolo 100, comma 4, prevede la qualificazione per gli appalti di lavori di importo pari o superiore a 150.000 euro.
Se il contratto comprende anche lavori, occorre esaminare le prestazioni, le categorie, gli importi e le regole applicabili. La denominazione “facility management” dell’appalto non permette, da sola, di stabilire se la SOA sia necessaria. Riferimento: articolo 100.